ISONIS-11&ISMMS-3の運営

先週の15-17日に淡路島で開催されたISONIS-11&ISMMS-3の運営をやってきました.場所は兵庫県立淡路夢舞台国際会議場.実働部隊の学生8人を引き連れて,大学のボロ公用車で岡山から淡路島まで移動しました.


1日目は前夜祭にあたるGet together(簡単なパーティー)から始まり,次の日から講演会&ポスター発表(昼と夜の部)でした.また夜にはバンケットと二次会もありました.1日目の講演会ではプロジェクターが不調で,講演者の方のPCとプロジェクターの相性が悪いと映像がプツプツ切れるトラブル頻発.これには参りました.映像機器専門スタッフが付いているにも関わらず,原因不明で為す術がありませんでしたから.2日目はプロジェクターを換えてもらい,機能までの不調が嘘のよう.映像トラブルもなく無事に2日目は終了しました.

さて運営としてやったことを備忘録として残しておきます.

  1. 参加者の部屋割り作成
  2. バス亭から会場までの道案内の作成(ポスターを貼る)
  3. 実際の学会の運用(受付,PC係,照明係,マイク係,カメラ係)
  4. コーヒーブレイクの準備(ソフトドリンク&甘いお菓子の準備)
  5. 二次会の酒・おつまみの準備(楽天市場にはお世話になりました)
  6. ポスター会場の設営(ポスター番号貼付け)&ポスター審査員への審査依頼
  7. ポスター賞の準備・賞状の印刷
  8. 会場アナウンスのタイミング&内容を考える
  9. 会場アナウンスのスライド作成 などなど

学生スタッフの数が限られているので,全てが同時進行でやらなければいけません.場を仕切る人は全体を俯瞰できる技量が必要ですね.


これまで参加者の立場から何回も国際学会に参加してきましたが,裏方を経験すると色々やること多くて勉強になりました.今後は参加した学会で運営スタッフさんがヘマをしても優しい眼差しで見てあげられると思います.今回は120人規模の学会の運営を経験できたので,次はもうちょっと大きい学会でも対応できるかなと思いましたね.